Ontwikkelen erkenningsregelingen

6 juli 2016

Het Centrum voor Certificatie kan u helpen bij het ontwikkelen van een erkenningsregeling. U bepaalt zelf hoe u de regeling wilt inrichten. Uw keuze hangt af van een aantal factoren: wilt u strenge eisen; wilt u door de markt gedragen eisen; heeft u een klein of groot budget, wilt u snel aan de slag, moet het volledig onafhankelijk zijn, etc.

Wij zijn u graag van dienst bij het toelichten van deze vragen, uitleg geven over erkenningsregelingen en het ontwikkelen ervan.

Hieronder hebben we drie modellen van erkenningsregelingen uitgewerkt. Geen van de modellen is goed of fout, en geven slechts een aantal mogelijkheden weer.

Inleiding
Vaak wordt een erkenningsregeling opgezet om onderscheid te maken tussen de kwalitatief mindere en betere bedrijven of personen.

Branche organisaties stellen vaak eisen aan (kandidaat)leden voordat ze lid kunnen worden. Soms moeten de leden werken aan de hand van een gedragscode, of ze moeten specifiek gediplomeerd personeel in dienst hebben dat de kennis op peil houdt door het volgen van cursussen.

Het toepassen van eisen om ergens lid van te mogen zijn is in feite een voorloper van een erkenningsregeling.

Erkenningsregeling
Een erkenningsregeling kan worden gezien als een soort keurmerk. Het bedrijf of de persoon verkrijgt de erkenning wanneer deze aan de gestelde eisen voldoet. Vaak is er dan sprake van opname in een register zodat de buitenwereld kan zien wie aan de eisen voldoet.

De vraag is echter: wat zijn normale eisen, wie bepaalt de eisen en wie geeft de erkenning af?

Een volledig uitontwikkelde erkenningsregeling wordt beheerd en uitgevoerd door een onafhankelijke organisatie en bevat toetsbare eisen die door onafhankelijke partijen zijn opgesteld.

Er zijn ook erkenningsregelingen die minder ver gaan en toch goed functioneren. Hoe ver een erkenningsregeling hierin gaat bepaalt de eigenaar. Dit kan een onafhankelijke stichting zijn of een branchevereniging.

Hieronder zijn de verschillende modellen beschreven waar een erkenningsregeling zich in kan bevinden. Tussenliggende fases zijn uiteraard ook mogelijk.

Model 1
Dit model kenmerkt zich door de volgende aspecten:

1. Organisatie
Er is alleen sprake van een register van erkende bedrijven of personen

2. Eisen
De eisen zijn door de branche- of beroepsorganisatie opgesteld als een soort toelatingseis.

3. Toetsing
Erkenning vindt plaats op basis van een inschrijving met een verklaring dat aan de eisen wordt voldaan.

4. Overig
Er is geen sprake van communicatie, publicatie, PR en promotie of certificatie van de organisatie die de erkenning afgeeft.

 

Model 2
Dit model kenmerkt zich door de volgende aspecten:

1. Organisatie
Er is sprake van een onafhankelijke organisatie, echter het is geen aparte rechtspersoon. Er worden enkele registraties bijgehouden. De organisatiestructuur is teruggebracht tot een uitvoerend orgaan. De afspraken zijn vastgelegd in protocollen. De Deming systematiek wordt niet traceerbaar richting alle organen toegepast. Het logo is niet gedeponeerd.

2. Eisen
De commissie die de eisen opstelt komt niet op regelmatige basis bijeen

3. Toetsing
Er worden toetsingen uitgevoerd om te bepalen of een bedrijf/persoon aan de eisen voldoet. De frequentie van toetsen is 3 jaar. De toetsingen vinden plaats door de branche of beroepsorganisatie zelf.  De beslissing m.b.t. de erkenning wordt door de branche of beroepsorganisatie gedaan .

4. Overig
Er is geen sprake van communicatie, publicatie, PR en promotie of certificatie van de organisatie die de erkenning afgeeft.

 

Model 3
Dit model kenmerkt zich door de volgende aspecten:

1. Organisatie
De erkenningsregeling wordt beheerd en uitgevoerd door een onafhankelijke aparte rechtspersoon. De erkenningsregeling heeft een gedeponeerd eigen logo.

De organisatie heeft een systeem om alle (historische) gegevens, rapporten, procedures, (financiële) administratie, registraties, etc. bij te houden. Tevens houdt de organisatie een register van erkende personen/bedrijven bij.

De organisatie kent een bestuur, diverse commissies of Raden van Advies, een geschillencommissie en een toetsingscommissie en heeft een eigen bedrijfs/kwaliteitsbeleid. Het geheel is vastgelegd in reglementen en statuten. De organisatie past de Deming systematiek toe en maakt hierbij gebruik van input.

2. Eisen
De eisen worden door één of meerdere commissies en/of werkgroepen, bestaande uit belangengroepen, opgesteld. Deze commissies bevatten afgevaardigden van de belangenorganisaties en komen regelmatig bijeen om de eisen te updaten.

3. Toetsing
Er worden toetsingen uitgevoerd om te bepalen of een bedrijf/persoon aan de eisen voldoet. De frequentie van toetsen is doorgaans 1 jaar. De toetsingen vinden plaats door onafhankelijke toetsers die een rapport opstellen van de toetsingsresultaten en een advies geven aan een ander orgaan dat de beslissing m.b.t. de erkenning neemt.

4. Overig
De organisatie publiceert regelmatig het register van erkende personen en andere zaken zoals eisen, procedures, nieuws etc. Tevens zorgt het voor promotie van de erkenningsregeling.
De organisatie is zelf gecertificeerd of geaccrediteerd.